Mutabakat hangi durumlarda yapılır?

Mutabakat muhasebe birimlerinin en çok yaptığı işlemlerden biri olup bir kontrol yöntemidir. Mutabakat ne demek sorusunun yanıtı mutabakatın muhasebe için önemini anlamaya yardımcıdır. Mutabakat kelimesi anlaşma ve uzlaşma anlamına gelmektedir. Yani, belirli bir konuda taraflar arasında yapılan anlaşma mutabakattır. Bu bağlamda muhasebede mutabakat nedir sorusu işletmelerin hesaplarının birbirleriyle tutup tutmadığının kontrolü şeklinde yanıt bulmaktadır.

Muhasebede mutabakat iş ilişkisi içinde olan şirketler arasında dönem sonlarında alacak ve borç bilgilerinin kontrol edilmesi için yapılan bir uygulamadır. Mutabakat formu ise anlaşma prensibine dayalı bir form olup hesap defterlerinin uyumunu yansıtır. İşlenen kayıtların doğruluğundan emin olmanın tek yolu mutabakat formudur.

Mutabakat formu; olumsuz, olumlu ve bakiyesiz mutabakat formu olmak üzere üç farklı türdedir. Pozitif (olumlu) mutabakat mektubunda işletme müşterisinden her iki durumda da yanıt verilmesini talep ederken; negatif (olumsuz) mutabakat formunda bakiye konusunda mutabık olunması durumunda cevap verilmesi talep edilir. Negatif mutabakat mektubunda mutabık olunmaması halinde hesap bakiyesinin paylaşılması teklif edilir. Bakiyesiz mutabakat formu bakiye bilgisinin işletmeyle paylaşması amacıyla düzenlenir.

Mutabakatın muhasebe biriminde bu kadar sık kullanılmasının nedenlerini bir başka ifadeyle mutabakatın hangi durumlarda yapıldığını şöyle sıralayabiliriz:

• Doğru mali raporlama yaparak usulsüzlükleri azaltmak
• Tahsilatların hızlı ve düzenli şekilde gerçekleşmesini sağlamak
• Vergi ile ilgili güncellemeleri takip ederek riskleri azaltmak
• Firma güvenilirliğini ve dolayısıyla da prestijini korumaktır

işletme cari hesabındaki bakiyelerin bulunduğu mutabakat mektubu anlaşma sağlanıp sağlanmadığını netleştirme işlevi görür. Cari hesaplardaki alacak ve borç durumunun takip edilmesi aşaması cari mutabakattır. Bu aşamada cari hesap tabloları, grafikleri ve yazışmalar paylaşılır. Bu sırada bilgi aktarımının net bir şekilde yapılması önemlidir. Mutabakat protokolü maille, faksla ya da telefon yoluyla gerçekleştirilir.

Cari hesap mutabakat mektubu hazırlanırken dikkat edilmesi gerekenler şunlardır:

• Madde numaralarını kontrol ederek yazmak
• Formları imzalı ve kaşeli olarak arşivlemek
• Her ay sonu düzenli yapmak

Ürün ve hizmet alımlarıyla ilgili bildirim için BA; ürün ve hizmet satışlarıyla ilgili bildirim için BS formu kullanılır. Yani, Ba Bs formu vergi dairesine beyan edilen bildirim formudur ve 5.000 TL ve üzerinde olan faturalara karşılık düzenlenir. Formlar, vergi beyannamesi niteliği taşımadığından hesaplanan ya da tahakkuk eden bir vergi söz konusu değildir ve BA BS formunun beyanından sonra herhangi bir ödeme yapılması söz konusu değildir.

e-Mutabakat nedir?

Mutabakat yazışmalarının elektronik ortamda yapılmasına e-Mutabakat denir. Cari hesap mutabakatları ile bildirim alış (BA), bildirim satış (BS) beyanlarını dijital ortamda yapmak isteyenler e-Mutabakat sistemini kullanabilir. Hesap açıklarını önlemek için SMS göndermek, sorunlu müşterileri tespit etmek, mutabakat döngüsü hesaplamak, karşı tarafa not yazmak, xlsx cari hesapları kontrol edebilmek e-Mutabakat ile mümkündür.

E-Mutabakat avantajları yalnızca dataya hızlı ve kolay bir şekilde erişmek değildir. Daha az kağıt kullanılması sayesinde çevre dostu bir uygulama olan e-Mutabakat, yasal açıdan hızlı dönüş almak anlamına gelir. Arşivleme, kargo, kağıt gibi masrafları ortadan kalktığı için maliyet tasarrufu sağlanır. Uygulamanın kolaylığı iş süreçlerini hızlandırır ve zaman tasarrufu sağlar.

BA, BS ya da Cari Bakiye mutabakatları için excel formatını e-Mutabakat sistemine şablon olarak girebilir ve dosyaları direkt olarak e-Mutabakat uygulamasına aktararak kullanmaya başlayabilirsiniz. eLogo e-Mutabakat uygulaması; BA, BS, cari ekstre ve cari bakiye mutabakatlarının elektronik ortamda hızla ve güvenle yapılmasını, onay ve ret cevaplarının online takip edilebilmesini sağlıyor.